TABLA DE CONTENIDOS
5.5.1. Directamente desde la plantilla
5.5.2. Desde el apartado tarifas
5.5.3. Desde el apartado clientes
6.1. Añadir presupuesto de asistencia
6.2. Añadir presupuesto general
8.2. Creación de reportes y filtros disponibles
9.4.2. Estados de los servicios
9.4.2.1. Fila de color rojo : los importes no coinciden
9.4.2.2. Fila de color verde : los importes coinciden
9.4.2.3. Fila de color amarillo : servicio sin confirmar en EFI
9.4.2.4. Fila de color blanco: servicio no encontrado en EFI
9.4.3. Acciones para conciliar los servicios
9.4.3.4. Servicios no encontrados
1. Acceso
*Solo disponible para España
En el área de Servicios puedes acceder a:
2.1. Cerrados
Aparecen todos los servicios que tienes pendientes de valorar y confirmar.
Tienes la opción de visualizar todos los servicios, filtrarlos o comprobar el estado en el que se encuentran. Existen tres estados posibles:
 | Muestra todos los servicios que están pendientes de confirmar. |
 | Muestra todos los servicios que están en proceso de confirmación, por parte de la compañía. |
 | Muestra todos los servicios que se han confirmado y en los que la compañía ha detectado algún tipo de error que hay que corregir. |
2.2. Confirmados
Aparecen todos los servicios que han sido aceptados por la compañía.
 | Muestra todos los servicios que están pendientes de facturar. |
 | Muestra todos los servicios que están en proceso de facturación, por parte de la compañía. |
 | Muestra todos los servicios que se han facturado y en los que la compañía ha detectado algún tipo de error que hay que corregir |
2.3. Facturados
Aparecen todos los servicios que han sido aceptados por la compañía, se han facturado y la compañía los ha validado.
2.4. Filtros
En el área de Servicios puedes utilizar la opción Filtrar para realizar una búsqueda más avanzada.
Puedes filtrar los servicios por:
• Expediente / Nº servicio
• Fecha y hora de intervención
• Vehículo
• Compañías y clientes particulares
• Código colaborador
• Tipo de servicio
• Usuarios
• Medio
• Empresa
2.5. Columna Nº factura
Además, para facilitar las gestiones de confirmación y facturación, hemos añadido en el apartado Servicios la columna "Nº factura", de esta manera podrás ver el nº de factura asociado a un servicio sin entrar en el detalle. También arreglamos el bug por el cual en las ventanas del proceso de facturación no aparecía el nº correcto de factura seleccionado.
*Solo disponible para España
En el área de Facturas puedes acceder a:
3.1. Listados
En este apartado aparecen todas las facturas que hayas emitido. En esta sección lo más recomendable es aplicar un filtro para buscar por:
- Nº factura
- Fecha de creación
- Compañías y clientes particulares
- Estado: Pagando/ Pagado
3.2. Añadir factura
En este apartado puedes añadir tus facturas emitidas de forma manual. Los campos que debes rellenar son:
- Datos de la empresa
- Datos del cliente
- Serie de facturación
- Fecha de emisión
- Producto o servicio
- Importe
- Forma de pago
*Solo disponible para España
La serie de facturación es una numeración con secuencia automática para que no tengas que introducir a mano el nº de factura o de presupuesto, ni tener que recordar cuál es el último que se añadió. Para poder crear una factura o presupuesto es obligatorio tener al menos una serie de facturación.
4.1. Añadir una nueva serie de facturación
1. Para crear una Serie de facturación haz clic en el botón Añadir (en la esquina superior derecha) y selecciona si quieres aplicarlo a facturas o presupuestos.
2. Asígnale un Nombre.
3. Define un Número de Serie.
4. Selecciona si es de Tipo factura o presupuesto, en función del uso que le vayas a dar.
5. Selecciona el nombre de la Empresa que emite la factura o el presupuesto.
6. Selecciona el Cliente/Compañía sobre los que quieres crear una nueva serie de facturación.
7. El Código colaborador se completará de forma automática siempre que se haya seleccionado una compañía que ya esté dada de alta como "Compañía Integrada".
8. Haz clic en Guardar.
4.2. Enviar serie
En este apartado puedes enviar el número de factura a la compañía, siguiendo el criterio que has definido en el paso anterior. Actualmente esta opción solo está disponible para Línea Directa Asistencia.
*Solo disponible para España
5.1. Categorías
Las categorías son útiles para la agrupación de conceptos. Por ejemplo, podemos crear categorías por "tipo de vehículo" o por "compañías". De esta forma, a la hora de crear la tarifa podremos filtrar los conceptos que están relacionados entre sí por dicha categoría.
1. Para crear una Categoría haz clic en el botón Añadir/Categoría (en la esquina superior derecha).
2. Indica un Nombre para la Categoría.
3. Haz clic en Guardar.
5.2. Subconceptos
El Subconcepto se asigna a un concepto que sea susceptible de aplicarle un plus o recargo. Por ejemplo nocturnidad/festividad, o bien un recargo por estar fuera de horario. Se aplica al importe del concepto.
1. Para crear un nuevo Subconcepto haz clic en el botón Añadir/Subconcepto (en la esquina superior derecha). Completa los campos de la venta emergente con el Nombre y la Descripción.
2. Haz clic en Guardar. Puedes añadir tantos Subconceptos como necesites.
5.3. Conceptos
En este apartado puedes crear todos los Conceptos que vas a utilizar con posterioridad para aplicarlos a una Tarifa.
1. Indica un Nombre para el Concepto (obligatorio).
2. Añade una Descripción (opcional) .
3. Asígnale una de las Categorías que hayas creado previamente (opcional).
4. Puedes utilizar el campo Código para vincular el concepto con una referencia que puedas tener en otra aplicación externa.
5. Indica el Tipo de concepto:
- Decimal: conceptos que se aplican cada X unidades. Para indicar unidades que sean decimales. Por ejemplo 7.2 km o 2.5 horas.
- Fijo: conceptos comunes que sólo se aplican 1 vez por servicio. Por ejemplo una "Salida" o un "Plaza/Urbano".
- Manual: conceptos susceptibles de variación y que se introducirán de forma manual. Por ejemplo, un peaje.
- Unidades: conceptos que se añaden por unidades. Por ejemplo, los kilómetros.
6. Indica el Impuesto (opcional).
7. Añade un Subconcepto (opcional).
8. Haz clic en Guardar.
5.4. Plantillas
Las Plantillas son el paso previo a la creación de la tarifa. Nos permite tener un listado de conceptos comunes a varias tarifas para no tener que ir creándolas desde cero, concepto a concepto.
1. Para crear una nueva Plantilla haz clic en el botón Añadir/Plantilla (en la esquina superior derecha).
2. Indica un Nombre para tu Plantilla (obligatorio)
3. Añade un Código identificativo (opcional).
4. Añade una Descripción (opcional).
5. Selecciona todos los Conceptos que quieres aplicar a tu Plantilla. En este campo puedes utilizar la opción de Categoría para buscar todos los conceptos relacionados.
6. Haz clic en Guardar.
Los importes se añadirán en el paso Tarifas.5.5. Tarifas
Una vez hayamos creados las Categorías, Subconceptos, Conceptos y Plantillas (por ese orden). Es el momento de crear una Tarifa.
5.5.1. Directamente desde la PLANTILLA
1. Haz clic en la opción Tarificar, que nos aparece al guardar la Plantilla (en el paso anterior).
2. Se abrirá la ventana Añadir Tarifa.
3. Completa el campo Nombre (obligatorio).
4. Indica una Descripción (opcional).
5. Indica un Código (opcional).
6. La Plantilla aparecerá seleccionada automáticamente (obligatorio).
7. Indica una fecha de inicio y fin de vigencia de Tarifa.
8. Ahora es el momento de añadir el Importe para cada concepto.
9. Haz clic en Guardar.
Una vez guardada aparecerá la opción Aplicar a Clientes, para asignar esa Tarifa a nuestro cliente. Haz clic en Aplicar.
5.5.2. Desde el apartado de TARIFAS
1. Haz clic en la opción Tarifas, en el menú lateral
2. Haz doble clic en la Tarifa que quieras aplicar al cliente.
3. Selecciona el cliente o clientes a los que le quieres aplicar la tarifa.
4. Haz clic en Aplicar.
5.5.3. Desde el apartado CLIENTES
1. Haz clic en la sección Cliente, en el menú de ajustes de la derecha (rueda dentada).
2. Haz doble clic en el cliente sobre el quieras aplicar la tarifa.
4. Dentro de la ficha del cliente ve al apartado Tarifas.
5. Haz clic en el botón Aplicar.
6. Selecciona la tarifa que quieres aplicar.
7. Haz clic en el botón Aplicar.
TABLA DE CONTENIDOS
En este apartado puedes crear presupuestos, tanto para servicios de asistencia como generales.
Haz clic en el botón Añadir y selecciona el tipo de presupuesto que quieres crear.
IMPORTANTE: ANTES DE CREAR UN PRESUPUESTO DEBES APLICAR UNA TARIFA AL CLIENTE
6.1. Añadir presupuesto de asistencia
1. Completa los datos de la Empresa. Indica la serie de facturación creada previamente.
Haz clic aquí para saber ¿cómo dar de alta un Cliente particular?
Haz clic aquí para saber ¿cómo crear una nueva serie de facturación?
2. Completa los datos del Servicio de asistencia.
3. Completa los datos del Producto o servicio. Si todavía no has asignado una tarifa al cliente es el momento de aplicarla.
4. Completa los Importes que quieres aplicar a tu presupuesto.
6.2. Añadir presupuesto general
1. Completa los datos de la Empresa
2. Completa los datos del Producto o servicio.
3. Completa los Importes que quieres aplicar a tu presupuesto.
*Solo disponible para España
Esta funcionalidad ofrece la posibilidad de añadir gastos de la empresa a la plataforma para tener un control completo de los mismos. Permite asociar un gasto de Base, Medio o Usuario y repercutirlo a un Cliente.
1. Haz clic en el apartado Control de gastos en el menú de la izquierda. Haz clic en el botón Añadir (arriba a la derecha).
2. Selecciona el Proveedor de la factura.
3. Indica el Nº factura y la Fecha de emisión
4. Añade el Importe.
5. Selecciona la forma de Pago y, si quieres, puedes Adjuntar la factura, una foto o cualquier otro archivo que desees.
6. Asocia el gasto a una Base, Medio o Usuario.
7. Selecciona el Cliente (opcional).
8. Selecciona la Factura del cliente asociada (opcional).
9. Haz clic en Añadir.
8. Reportes
8.1. Introducción
A través del apartado de Reportes (GA Cloud) podrás utilizar nuestros reportes predefinidos o configurar los tuyos propios y guardarlos para reutilizarlos siempre que lo necesites. Podrás generar reportes en tramos de 3 meses del periodo que quieras. Además de la visualización en pantalla de los datos mediante una tabla, también podrás exportar el reporte generado en formato Excel o CSV.
8.2. Creación de reportes y filtros disponibles
Como primer punto, y como paso obligatorio, tenemos que definir el rango de fechas del listado. para ello podemos pulsar en una de las opciones "Últimos ... días" o bien, introducir la fechas en "Inicio" y "Fin".
Opcionalmente, también podemos definir:
- Rango horario (Franja horaria de los servicios que se desean listar)
- Filtros
(Selección de las compañías, empresas y estados de los servicios que se desean listar)
Una vez definidos los filtros y parámetros pulsaremos en el botón "Generar".
8.3. Exportación del reporte
Una vez generado el reporte, tenemos la opción para exportar el listado completo tanto en formato Excel como CSV, para ello pulsaremos en el botón "Exportar".
Recibiremos el reporte vía email al correo asociado a la cuenta con la que iniciamos sesión en EFI.
8.4. Reportes predefinidos
El apartado Reportes cuenta con una serie de reportes predefinidos listos para utilizar.
Los reportes predefinidos que se encuentran disponibles son los siguientes:
- Conteo de servios por compañía
- Conteo de servicios por medio
- Conteo de servicios por usuarios
- Sumatorio de importe por medio
- Sumatorio de importe por usuario
- Sumatorio de importe, medio y compañía
- Sumatorio de importe, usuario y compañía
- Tiempo medio agrupado por medio
- Tiempo medio agrupado por usuario
Una vez tengamos preparados todos los campos y filtros deseados debemos pulsar el botón
Una vez guardado, el reporte se incluirá en la lista de reportes predefinidos y podemos utilizando cuando queramos.
También podemos borrar el reporte creado pulsando en "Eliminar modelo".
9. Conciliaciones
9.1. Introducción
Esta funcionalidad nos permite importar facturas en EFI de una forma rápida y sencilla, así como conciliar los servicios incluidos en ellas.
Estas son las compañías disponibles actualmente para llevar a cabo la conciliación:
RACC |
MUTUA |
RACE |
EUROP |
ALLIANZ |
AXA |
IMPORTANTE: Para poder llevar a cabo el proceso será necesario haber
descargado previamente la factura de la extranet de la compañía.
En el menú de GA CLOUD elegimos la opción CONCILIACIONES:
9.2. Importar facturas
Accedemos a la lista de conciliaciones donde podremos ver las que tenemos realizadas y su estado actual. Podemos iniciar una nueva pulsando el botón IMPORTAR:
9.3. Seleccionar archivo
A continuación podemos elegir la compañía de la lista y seleccionar el fichero de la factura:
Tras seleccionar el archivo de la factura pulsamos el botón IMPORTAR.
9.4. Conciliar servicios
Una vez hemos pulsado el botón IMPORTAR ya podemos ver la conciliación en la lista. Su estado será
:
A continuación hacemos doble clic para acceder a la pantalla de conciliación:
9.4.1. Comparar servicios
Como podemos ver EFI ha leído los datos de la factura y nos está mostrando la información divida en dos tablas:
En la tabla de la izquierda tenemos los servicios y los importes obtenidos de la factura.
En la de la derecha tenemos esos mismos servicios con la información que hay registrada en EFI.
9.4.2. Estados de los servicios
Podemos observar que hay líneas de distintos colores. Veamos su significado y lo que podemos hacer en cada caso:
9.4.2.1. Fila de color rojo : los importes no coinciden
El importe del servicio de la factura es distinto al importe del servicio en EFI. En este caso tenemos que corregir el importe y para ello la herramienta nos da dos opciones:
Corrección automática igualando el importe en EFI con el importe de la factura.
Corrección manual haciendo uso de la tarifa que tengamos creada en EFI.
9.4.2.2. Fila de color verde : los importes coinciden
El importe en ambos casos es el mismo. Este servicio ya se puede conciliar.
9.4.2.3. Fila de color amarillo : servicio sin confirmar en EFI
El servicio en EFI no está confirmado con lo cual no tiene importe. Tenemos que confirmar el servicio y para ello disponemos de dos opciones:
Confirmación automática con el mismo importe de la factura.
Confirmación manual empleando la tarifa creada en EFI
9.4.2.4. Fila de color blanco: servicio no encontrado en EFI
El servicio se encuentra en la factura pero no existe en EFI. Si nos han facturado un servicio que no nos han enviado por EFI o el expediente que nos han incluido en la factura no es exactamente igual que el que nos han enviado tenemos tres opciones:
Crear un servicio nuevo en EFI con la misma información de la factura.
Crear un servicio nuevo manualmente rellenando todos los datos.
Asociar el expediente de la factura con un servicio existente en EFI.
Confirmación automática con el mismo importe de la factura.
Confirmación manual empleando la tarifa creada en EFI
Crear un servicio nuevo en EFI con la misma información de la factura.
Crear un servicio nuevo manualmente rellenando todos los datos.
Asociar el expediente de la factura con un servicio existente en EFI.
9.4.3. Acciones para conciliar los servicios
Las opciones las encontramos al final de cada fila. Vamos a verlas:
9.4.3.1. Corregir servicio
Si la fila está de color rojo pulsamos sobre 
para elegir corrección automática o manual:
9.4.3.2. Conciliar servicio
Si está de color verde pulsamos sobre 
para conciliar el servicio:
9.4.3.3. Confirmar servicio
Si la fila está de color amarillo pulsamos sobre 
para elegir entre confirmación automática o manual:
9.4.3.4. Servicios no encontrados
Si la fila está de color blanco podemos hacer uso de dos herramientas:
Pulsamos la
para buscar y asociar el servicio no encontrado con otro existente en EFI:
Pulsamos
para elegir entre crear el servicio de forma automática o manual:
9.4.4. Gestión masiva
La gestión y la conciliación de los servicios también se puede llevar a cabo de forma masiva para ahorrar tiempo. Para ello solo hay que seleccionar los servicios y elegir la opción necesaria:
IMPORTANTE: Para poder llevar a cabo un cambio de estado de forma masiva los servicios seleccionados deben estar en el mismo estado. Si mezclamos estados distintos las opciones no estarán habilitadas.
Conforme vamos conciliando servicios, estos van pasando del apartado pendientes al apartado conciliados.
9.5. Crear factura
Una vez tenemos todos los servicios conciliados el apartado pendientes deja de estar accesible y en el apartado conciliados se habilita el botón para crear la factura:
Al pulsarlo se finaliza el proceso de conciliación y como resultado se crea la factura en EFI y se muestra en pantalla. El estado de los servicios en EFI se actualiza al estado facturado.
¿Le ha sido útil este artículo?
¡Qué bien!
Gracias por sus comentarios
¡Sentimos mucho no haber sido de ayuda!
Gracias por sus comentarios
Sus comentarios se han enviado
Agradecemos su esfuerzo e intentaremos corregir el artículo